Uma breve análise na relação entre etapas do Guia de 10 passos para a Transformação Digital e as estratégias de implantação de projetos de Governo Digital nas cidades.
Temos vivido uma disruptura em relação aos processos internos dos órgãos públicos em função da crescente transformação digital desde o início da pandemia. Esta mudança pode ser difícil e carregar resistência, como a maioria das mudanças, exigindo estratégias para ser efetivada.
Nestes projetos, a gama de oportunidades é tão abrangente que logo no início um primeiro desafio é apresentado: escolher por onde começar. Não basta replicar o mesmo modelo do processo de papel físico para o digital. É necessário rever os fluxos dos processos a fim de identificar se de fato todas as etapas fazem sentido.
Enquanto tenho participado de diversos projetos de digitalização, novas estratégias começam a surgir visando abrigar as possíveis resistências, começando pelo envolvimento dos servidores nas tomadas de decisão e acompanhamento do processo. A força da firmeza na decisão e a vontade da administração pública são fundamentais para amparar os momentos de incerteza na definição necessária para seguir adiante.
Ao refletir sobre o quanto já avançamos na lapidação das estratégias do projeto Governo Digital, me recordo do Guia de 10 passos para a Transformação Digital dos Serviços Públicos, apresentado durante a semana de inovação em novembro de 2020, desenvolvido pela Secretaria de Governo Digital em parceria com a Aliança pela Inovação e Sustentabilidade, a Corporação Andina de Fomento (CAF), o Banco Nacional de Desenvolvimento Econômico e Social (BNDES) e o Banco Interamericano de Desenvolvimento (BID).
O guia contempla etapas para instruir e inspirar gestores públicos quanto a disponibilização de serviços públicos digitais e inclui passos como a institucionalização do processo e a formação de um time de trabalho. Apesar de o guia abordar de forma mais específica os serviços públicos digitais, é interessante perceber como as estratégias que tenho escolhido para a eliminação do papel nas prefeituras se cruzam aos do guia, de forma que decidi tornar este o tema deste artigo. Qual a melhor estratégia para o sucesso das iniciativas de digitalização?
Quando falamos sobre Governo Digital, imediatamente pensamos no portal Gov.Br e na disponibilização de serviços públicos digitais para a população. No entanto, sabemos que do “balcão pra fora” está apenas uma pequena parte do que é o volume de solicitações tramitadas nos órgãos públicos.
Após o seu recebimento, as solicitações externas e internas devem ser processadas e compreendem várias ações, secretarias, atores e até órgãos externos para serem concluídas. É aí que está o grande desafio das cidades na construção de processos internos verdadeiramente digitais.
Dentre as áreas mapeadas conseguimos atualmente identificar 3 pilares de atuação para os projetos de digitalização, sendo elas: Atendimento Digital, contemplando os serviços públicos disponibilizados online para a população, incluindo os licenciamentos; Comunicação Interna, na digitalização do processo de memorandos e ofícios; e o Processo Administrativo, que considera os vários documentos do processo de compras, sendo esta a área em que temos o maior volume de papel e por consequência, a maior complexidade de digitalização.
Ao iniciar um projeto de Governo Digital englobando todas as oportunidades nas prefeituras, devemos compreender que o engajamento dos servidores e da alta gestão talvez seja o pilar mais determinante para o sucesso do projeto. Afinal, a digitalização de uma prefeitura ou câmara enquadra todos os servidores de uma forma ou outra, seja no trâmite de documentos internos ou na solicitação de um pedido de férias, que antes era levado em papel e agora deve ser protocolado digitalmente.
Por isso, devido à abrangência do projeto, uma das estratégias que temos utilizado é iniciar pelos processos mais simples de serem implantados e gradativamente abarcar outras áreas. Este ponto está descrito no guia dos 10 passos, no passo 4, que diz “Comece pelos pequenos”. Nesse sentido, temos tido resultados interessantes quando iniciamos a implantação do projeto pela área de Comunicação Interna, em que tramitações e solicitações internas passam a ser realizadas digitalmente e concomitantemente colaboram com a transformação cultural necessária para o desfecho dos projetos.
Buscar entregas rápidas (passo 6) é importante, pois demonstra os benefícios e resultados para os gestores, gerando um ambiente de parceria e entusiasmo, substanciais para a continuidade do projeto. Neste contexto, na área de atendimento digital, os licenciamentos compreendem ações relativamente mais simples de serem concluídas enquanto agregam impacto positivo para a população.
Ainda buscando traçar uma relação entre o guia proposto pela Secretaria de Governo Digital e as metodologias de trabalho que venho aplicando nas cidades, o passo 1 do guia indica a necessidade de formar um time de trabalho. Metodologias ágeis como SCRUM defendem os SQUADS para trazer movimento e dinamismo a projetos de alta complexidade que necessitam de agilidade e flexibilidade. Sendo assim, estamos trabalhando com equipes multidisciplinares nos projetos, compostas das pessoas das diversas áreas envolvidas, a fim de alcançar a agilidade esperada sem que haja a transferência de responsabilidades durante a execução das ações.
Ressalto que os SPRINTS, outro mecanismo do SCRUM, envolvendo os ciclos de tarefas e atividades, ajudam no acompanhamento das tarefas, sendo que as reuniões semanais acabam ocupando esse papel na gestão do projeto enquanto auxiliam na comunicação com o time. Os passos 5, 7 e 10, construa uma estratégia unificada, escute os usuários e comunique o tempo todo, respectivamente, acabam sendo compreendidos durante as reuniões semanais, visto que apoiam o alinhamento, estabelecendo a periodicidade da comunicação bem como indicadores quanto ao avanço do projeto.
Traçar um paralelo entre as estratégias que temos executado envolvendo o fluxo de papel nas prefeituras e as recomendações do guia, nos indica que estamos no caminho certo na implantação de projetos de Governo Digital. Nem sempre o caminho será linear, porém o trabalho em equipe, o planejamento, o mapeamento e a comunicação, unidos à coragem de enfrentar os obstáculos e fazer a diferença na gestão pública, se traduzem em projetos de impacto na vida da população.
As ideias e opiniões expressas no artigo são de exclusiva responsabilidade do autor, não refletindo, necessariamente, as opiniões do Connected Smart Cities
É formada em Relações Internacionais na Belas Artes, possui MBA pelo Insper e atua há mais de 10 anos em projetos de inovação. Desde 2020 desenvolve projetos de digitalização nas cidades e participa de webinars e eventos envolvendo tecnologia e gestão sem papel. Atualmente, é Diretora de Marketing e Novos Negócios da Sonner, uma empresa que há 25 anos desenvolve soluções tecnológicas para governos.
