Embora a transformação digital do poder público esteja acelerada no âmbito federal, a grande maioria das cidades ainda carece de recursos tecnológicos e inicia um processo gradual de atualização quanto às ferramentas de gestão.
A burocracia é percebida como um dos principais problemas dos governos. A frustração com a qualidade de entrega dos serviços é constante. Além de filas e processos lentos, há uma dificuldade em saber onde acessar serviços, como se comunicar com o governo ou qual seria a melhor maneira de resolver um problema.
No entanto, percebe-se um cidadão cada vez mais conectado, que almeja transparência, agilidade e informação acessível de onde estiver. Além disso, os gestores públicos têm buscado uma modernização na administração que se viabiliza a partir de soluções tecnológicas de digitalização, que possibilitam a reformulação dos processos e contemplam a disponibilização de dados de maneira integrada para uma tomada de decisão mais assertiva.
Ao analisarmos o fluxo de documentações nos órgãos públicos, fica evidente que o veículo de movimentação das informações, o papel, é o maior vilão em relação a efetividade dos processos. Embora a transformação digital do poder público esteja acelerada no âmbito federal, a grande maioria das cidades ainda carece de recursos tecnológicos e inicia um processo gradual de atualização quanto às ferramentas de gestão.
Alguns índices como o e-Gov e o “Ease of doing business” indicam o quanto já avançamos na disponibilização de serviços mais eficazes no âmbito federal, abordando facilidades no pagamento de impostos de maneira digital, velocidade para a abertura de empresas, entre outros tópicos envolvendo a desburocratização.
O acesso às soluções de digitalização está mais fácil, tanto em virtude da legislação, que se atualiza e regulamenta o uso de documentos e assinaturas digitais, quanto em função da oferta destas aplicações voltadas para a administração pública. As soluções de digitalização contemplam oportunidades na gestão de protocolos e documentos a partir da eliminação de papel, evitando redundâncias e incluindo automatizações que otimizam o trabalho, aspectos importantes no que tange a deficiência de recursos e de capacidade produtiva dos governos.
Outra vantagem no uso de soluções digitais é a facilidade de acesso aos dados e atividades diretamente no celular. Nesse sentido, aplicativos para o gestor público podem propiciar mais velocidade aos processos, que podem ser tramitados e assinados de onde estiver, na palma da mão. Para as demandas externas, aplicativos para o cidadão proporcionam conexão e comunicação entre o governo e população, na disponibilização de serviços digitais, incluindo o acompanhamento dos processos e a possibilidade de agendamentos de atendimento.
Os ganhos financeiros para a gestão são expressivos. Com o uso de soluções de digitalização é possível reduzir em 40% os custos com papel e insumos de impressão, representando cerca de 2 milhões de reais em uma cidade de 100 mil habitantes, por exemplo. Isso sem considerar os custos de oportunidade, que incluem a redução de prazos e custos evitados de transporte de documentos, manutenção de arquivos de papel, perdas e extravios.
Quanto aos prazos, as oportunidades são ainda maiores. Em processos envolvendo o planejamento urbanístico dos municípios, como alvarás, habite-se, licenciamento, entre outros serviços atrelados à aprovação de projetos, é possível reduzir de 6 meses para 1 semana o prazo de conclusão, evidenciando a demanda urgente de modernização tecnológica na gestão pública.
Apenas com esse exemplo podemos vislumbrar o quanto as iniciativas de digitalização contribuem para a otimização dos recursos públicos, trazendo não só eficiência, mas também transparência nos processos devido a visibilidade das informações disponíveis nas ferramentas digitais. Outro tópico relevante é o fomento às inovações e ao desenvolvimento econômico graças à agilidade nos processos.
Embora as cidades enfrentem desafios para se atualizar tecnologicamente, a migração para o digital é inevitável e os benefícios são notáveis. Trata-se de um projeto complexo que exige um planejamento minucioso, articulando processos internos e as demandas da população. O desenvolvimento de inovações nesse âmbito vem de encontro às necessidades da gestão pública, apoiando os governos na modernização que possibilitará alcançar uma gestão eficaz.
As ideias e opiniões expressas no artigo são de exclusiva responsabilidade do autor, não refletindo, necessariamente, as opiniões do Connected Smart Cities
É formada em Relações Internacionais na Belas Artes, possui MBA pelo Insper e atua há mais de 10 anos em projetos de inovação. Desde 2020 desenvolve projetos de digitalização nas cidades e participa de webinars e eventos envolvendo tecnologia e gestão sem papel. Atualmente, é Diretora de Marketing e Novos Negócios da Sonner, uma empresa que há 25 anos desenvolve soluções tecnológicas para governos.
